Quel est le rôle du notaire dans l’achat ou la vente d’une entreprise?

Ce guide explique ce que fait un notaire quand une entreprise change de mains au Québec, et ce qui le distingue d’un avocat. Il repose sur la Loi sur le notariat, le Code civil du Québec, le site d’Éducaloi et la page du gouvernement du Québec sur les métiers juridiques, cités en bas de page. Il porte sur le Québec seulement.

Un conseiller juridique qui est aussi officier public

La Loi sur le notariat pose deux fonctions côte à côte. Le notaire est un conseiller juridique et il collabore à l’administration de la justice, mais il est aussi un officier public, sauf s’il est à la retraite. Comme officier public, sa mission est de recevoir les actes auxquels les parties doivent ou veulent donner le caractère d’authenticité qui s’attache aux actes de l’autorité publique. La même disposition l’oblige à conseiller les parties et à agir envers elles avec impartialité.

Éducaloi résume ce rôle en rappelant que le notaire est un professionnel du droit qui conseille sur les aspects juridiques de la vie courante, et que les transferts d’entreprises figurent dans sa liste d’exemples de transactions dont il assure la sécurité juridique et financière. La capsule « Entrepreneuriat : des spécialistes pour vous aider » ajoute que de nombreux notaires pratiquent en droit des affaires et peuvent remplir les formalités nécessaires pour créer, fusionner ou vendre des entreprises, ou encore aider à conclure des baux commerciaux.

Ce que l’acte notarié apporte, et ce que la loi exige

Un acte reçu par un notaire est un document « authentique ». Éducaloi précise que cela lui donne une grande valeur juridique et que son contenu est difficile à contester. La Loi sur le notariat décrit l’acte « en minute » comme celui que le notaire verse à son greffe, où il est conservé et d’où l’on peut obtenir des copies ou des extraits authentiques. Le Code civil ajoute qu’un créancier peut obtenir l’exécution forcée du paiement d’une créance résultant de l’inexécution d’une obligation constatée dans un acte notarié en minute, en suivant la procédure établie par règlement du gouvernement.

Reste à savoir si la loi impose un notaire pour acheter ou vendre une entreprise. Les textes consultés ne le disent pas. Ce qu’ils exigent, c’est la forme notariée en minute, sous peine de nullité absolue, pour certains actes, dont l’hypothèque immobilière et le contrat de mariage. Une transaction d’entreprise peut toutefois en croiser un. Si un immeuble fait partie des biens et qu’une hypothèque immobilière le grève, c’est cette règle du Code civil qui s’applique à l’hypothèque.

Le Code civil soumet en outre à la publicité l’acquisition, la constitution, la reconnaissance, la modification, la transmission et l’extinction d’un droit réel immobilier. Il précise que la publicité des droits résulte de l’inscription faite sur le registre foncier ou sur le registre des droits personnels et réels mobiliers, à moins que la loi ne permette expressément un autre mode. La réquisition d’inscription au registre foncier est présentée au Bureau de la publicité foncière sur un support technologique. Le Code civil prévoit enfin que seule la personne, la société ou le fiduciaire qui exploite une entreprise peut consentir une hypothèque sur une universalité de biens, meubles ou immeubles, présents ou à venir, corporels ou incorporels, sous réserve des exceptions que l’article 2684.1 prévoit pour la personne physique qui n’exploite pas d’entreprise.

Où le notaire intervient dans le déroulement d’un achat

Éducaloi décrit les étapes d’un achat d’entreprise : la vérification diligente, la lettre d’intention, l’offre d’achat, puis le contrat d’achat, qui décrit en détail la transaction finale. À propos de la lettre d’intention, la capsule avertit qu’un document portant ce nom peut être considéré comme une offre s’il est mal rédigé et recommande, dans le doute, de faire appel à un avocat ou à un notaire pour le rédiger. La même capsule invite à consulter l’un ou l’autre pour connaître les règles propres à sa situation. Les sources ne répartissent donc pas ces tâches selon la profession : elles nomment les deux.

• Dans une vente d’actifs, selon Éducaloi, l’acheteur n’est pas responsable du passé de l’entreprise, comme ses dettes ou les poursuites judiciaires potentielles dont elle fait l’objet.
• Dans un achat d’actions, il assume ce passé, et le bail commercial le lie à condition d’avoir été signé par un administrateur de l’entreprise et au nom de celle-ci.
• Dans les deux cas, les contrats de travail des employés demeurent valides tant que l’acheteur continue d’exploiter l’entreprise.

Ces différences, expliquées en détail dans le guide sur le contrat de vente d’actifs, sont précisément le genre de point qu’un notaire ou un avocat peut éclaircir avant la signature.

Impartialité et secret professionnel

Deux devoirs distinguent le notaire d’un représentant qui défend un camp. Le premier est l’impartialité : selon Éducaloi, le notaire doit tenir compte des droits de toutes les personnes impliquées dans un dossier, ce qui lui a valu le surnom de « juriste de l’entente ». Le second est le secret : la Loi sur le notariat l’oblige à conserver le secret absolu des confidences reçues en raison de sa profession.

Une limite découle de ce rôle. Éducaloi écrit que, contrairement à l’avocat, le notaire ne peut pas représenter ses clients devant le tribunal lorsqu’il y a une contestation. Il peut en revanche les représenter lorsqu’il n’y a pas de contestation, par exemple pour demander à un juge des mesures d’urgence afin de protéger une personne vulnérable. Une personne qui prévoit un différend avec l’autre partie voudra donc distinguer ces deux situations avant de choisir son interlocuteur.

Choisir un notaire

Les notaires forment un ordre professionnel, que la Loi sur le notariat désigne sous le nom d’Ordre professionnel des notaires du Québec et qui peut aussi s’appeler Chambre des notaires du Québec. Éducaloi explique que la Chambre encadre la pratique notariale pour protéger le public, notamment en inspectant régulièrement les bureaux de ses membres, et qu’on peut s’y adresser en cas de problème avec un notaire. Le titre de « maître » n’est pas réservé aux avocats : le notaire y a droit lui aussi.

Éducaloi indique aussi que le notaire est tenu à une formation continue, qui lui permet de maintenir ses connaissances à jour. Quant à ses honoraires, il les détermine lui-même en fonction du service rendu, et il peut facturer à l’heure ou à forfait. Aucune des sources lues ne publie de tarif, et ce guide n’en avance donc aucun : la façon la plus sûre de connaître le coût d’un mandat est de le demander au notaire avant de le lui confier.

Notaire ou avocat : ce qui les distingue

La page du gouvernement du Québec sur les avocats et les notaires leur attribue des tâches communes : donner des conseils juridiques, informer leur clientèle de ses droits et rédiger des documents juridiques, dont des contrats de transactions immobilières. Trois tâches sont propres à l’une des professions : plaider devant les tribunaux et les commissions et négocier des règlements de litiges en matière civile reviennent aux avocats seulement, et agir comme officier public revient aux notaires seulement. Le guide sur le rôle de l’avocat dans l’achat ou la vente d’une entreprise reprend le même sujet du côté du Barreau.

Pour situer ce rôle dans l’ensemble de la démarche, on peut lire le guide sur la vérification diligente avant l’achat d’une entreprise et celui qui présente les étapes pour acheter une entreprise au Québec.