Quels documents faut-il réunir pour vendre son entreprise au Québec?

Ce guide répond à une seule question : quels papiers une personne qui vend son entreprise au Québec a-t-elle intérêt à avoir sous la main, et d’où vient chacun. Il les range par catégorie et s’appuie sur les textes de loi et les pages officielles citées en bas de page. Il ne liste ni prix ni chiffre d’affaires, et il laisse à d’autres guides le détail de la vérification faite par l’acheteur.

Les registres de la société

Pour une société constituée sous le régime de la Loi sur les sociétés par actions du Québec, la loi fixe elle-même ce qui doit exister. Son article 31 prévoit que la société tient à son siège des livres où figurent notamment les statuts, le règlement intérieur et toute convention unanime des actionnaires, les procès-verbaux et résolutions des assemblées d’actionnaires, et le registre des valeurs mobilières. L’article 33 précise que ce dernier registre contient des renseignements relatifs aux actions, et l’article 34 ajoute les livres comptables ainsi que les procès-verbaux et résolutions du conseil d’administration et de ses comités; chaque livre comptable doit être conservé six ans suivant la fin de l’exercice auquel il se rapporte.

Deux autres dispositions expliquent pourquoi ces livres comptent dans une vente. Selon l’article 37, la société doit pouvoir produire les informations qu’ils contiennent dans un délai raisonnable et sous une forme intelligible, et selon l’article 38, ils font preuve de leur contenu, en l’absence de preuve contraire, dans toute action ou procédure contre la société ou contre un actionnaire. Avant que l’acheteur demande à voir le registre des valeurs mobilières ou les résolutions, il vaut donc la peine de vérifier que ces livres sont à jour.

Les renseignements au Registraire des entreprises

Le registre public tenu en vertu de la Loi sur la publicité légale des entreprises est la seconde pièce d’identité de l’entreprise. L’article 41 oblige l’assujetti à mettre à jour ses informations au registre par une déclaration de mise à jour dans les 30 jours de la date d’un changement, à moins que la loi ne prévoie un délai plus court, et l’article 45 exige une déclaration de mise à jour une fois par année (l’article 46 permet, dans certains cas, de la faire dans la déclaration de revenus). L’article 59 permet au registraire, après avoir avisé l’assujetti, de radier d’office l’immatriculation en cas de défaut de produire ces déclarations annuelles à l’égard de deux années consécutives.

Comme toute personne peut consulter le registre (article 99), l’acheteur peut voir ce que le registre indique, et pas seulement ce que le vendeur lui dit. L’article 105 prévoit la délivrance gratuite, sur demande, d’une copie ou d’un extrait de l’état des informations. Selon l’article 98, certaines informations, dont le nom, le domicile et la forme juridique, sont opposables aux tiers à compter de leur inscription à l’état des informations. Ce que l’acheteur cherche au registre est détaillé dans le guide sur le Registraire des entreprises avant d’acheter.

Les états financiers et les déclarations

La BDC écrit que les personnes intéressées à acheter voudront consulter les états financiers antérieurs et intermédiaires, les projections, les déclarations de revenus et d’autres documents, afin de comprendre la performance financière de l’entreprise. Elle recommande de passer les dossiers en revue avec son comptable pour s’assurer qu’ils sont à jour. Le rôle du comptable dans la préparation de ces pièces fait l’objet d’un guide distinct.

La durée de conservation est fixée par les administrations fiscales. Pour les entreprises individuelles et les sociétés de personnes, l’Agence du revenu du Canada indique que l’on doit en général conserver ses registres pendant au moins six ans à compter de la fin de la dernière année d’imposition à laquelle ils se rapportent, et elle prévoit le formulaire T137 pour demander l’autorisation de détruire des registres. Au Québec, l’article 35.1 de la Loi sur l’administration fiscale prévoit que quiconque est requis de tenir des registres doit les conserver, avec les pièces à l’appui, pendant six ans après la dernière année à laquelle ils se rapportent, sous réserve d’une période différente prescrite par règlement (article 35.2). Revenu Québec le rappelle pour la TPS et la TVQ, à moins d’un avis contraire de sa part, et demande de conserver au-delà de six ans les pièces nécessaires à l’examen d’une opposition ou d’une contestation. Il peut poursuivre au pénal la personne qui manque à cette obligation.

Les attestations et la situation fiscale

Revenu Québec peut délivrer, sur demande, une attestation de solde ou une confirmation de créance à un mandataire ou à une personne autorisée de l’entreprise. Le document indique le solde inscrit au dossier et confirme la production ou non de certaines déclarations; la page cite parmi les occasions où il peut être nécessaire la vente d’entreprise précédée d’une vérification diligente. Les informations sont valides au moment du traitement et peuvent ne plus l’être à la réception. La personne qui agit au nom de l’entreprise joint le formulaire MR-69 si elle n’a pas déjà transmis une procuration valide.

Si la vente vise une entreprise ou une partie d’entreprise, Revenu Québec rappelle que le vendeur et l’acheteur peuvent faire le choix conjoint du formulaire FP-2044, de sorte que la TPS et la TVQ ne s’appliquent pas, et que l’acheteur doit le transmettre s’il est un inscrit. Ce choix suppose, entre autres, que les deux parties soient dans l’une des situations d’inscription que la page énumère et que l’acheteur acquière la totalité ou presque des biens qu’il est raisonnable de considérer comme nécessaires à l’exploitation. En général, la vente d’un ou plusieurs éléments d’actif ne sera pas considérée comme une vente d’entreprise, précise la page.

Les baux, les contrats et le personnel

La BDC demande d’examiner les contrats, les baux et les ententes d’affaires, de les mettre à jour au besoin et de repérer les problèmes juridiques éventuels. Pour le local, l’article 1870 du Code civil permet au locataire de céder le bail s’il avise le locateur et obtient son consentement, et l’article 1871 interdit au locateur de refuser sans motif sérieux; ces deux articles s’ajoutent au bail lui-même. Les permis dépendent de l’activité et ne sont pas énumérés ici : leur liste est à vérifier auprès de chaque organisme qui les délivre.

Pour les employés, l’article 2097 du Code civil prévoit que l’aliénation de l’entreprise ne met pas fin au contrat de travail : les contrats de travail en cours sont donc à inclure dans l’inventaire des contrats. Le sujet est approfondi dans le guide sur la vérification diligente.

Les biens donnés en garantie

Le Registre des droits personnels et réels mobiliers (RDPRM) permet de vérifier si un bien a été donné en garantie ou s’il est affecté d’une dette ou d’un autre droit, comme une hypothèque, une réserve de propriété ou des droits résultant d’un bail commercial. La recherche se fait avec le nom légal de l’organisme qui a donné le bien en garantie ou, pour une personne physique, avec ses nom, prénom et date de naissance. Le RDPRM ne détient toutefois pas les contrats ou jugements en vertu desquels les droits sont inscrits : il faut s’adresser aux signataires, au notaire ou à l’institution financière. Une personne qui vend peut donc faire la même recherche que l’acheteur pour savoir ce que l’acheteur y trouvera.

Pour l’ensemble du parcours, de la préparation à la clôture, voyez vendre son entreprise au Québec, quand vendre son entreprise et le tour d’horizon des étapes de la vente.