Comment vendre son cabinet d’assurance au Québec?

Ce guide s’adresse au propriétaire qui envisage de vendre son cabinet d’assurance au Québec et décrit ce que la loi demande au cabinet envers l’Autorité des marchés financiers (AMF) et envers ses clients. Il repose sur la Loi sur la distribution de produits et services financiers (LDPSF), sur ses règlements et sur la loi québécoise de protection des renseignements personnels dans le secteur privé, publiés sur LégisQuébec et cités en bas de page. Il porte sur le Québec seulement, ne contient aucun prix ni aucun chiffre, et ne remplace pas une vérification auprès de l’Autorité, dont les pages n’ont pas pu être consultées pour le préparer.

Ce que vend le propriétaire, et ce qu’il ne peut pas vendre

Le cabinet est une personne morale inscrite auprès de l’Autorité (art. 70 et 72 de la LDPSF), et l’inscription s’effectue par discipline (art. 75). Ces deux faits déterminent ce qui se vend. Le propriétaire qui vend ses actions vend la société, inscription comprise, puisque celle-ci est valide jusqu’à sa radiation ou son retrait selon l’article 8 du règlement relatif à l’inscription. Celui qui vend l’actif, par exemple la clientèle et le matériel, ne remet pas d’inscription à l’acquéreur : les textes lus ne prévoient aucun transfert d’inscription, et l’acheteur doit se faire inscrire lui-même, ce que décrit le guide Qui peut acheter un cabinet d’assurance au Québec.

Les certificats, eux, sont délivrés aux représentants, non au cabinet. L’article 12 exige que la personne qui agit comme représentant soit titulaire d’un certificat de l’Autorité, et l’article 14 permet à ce représentant d’exercer notamment s’il agit pour le compte d’un cabinet. Les articles lus ne parlent d’aucune cession de certificat. Pour le vendeur, la question pratique est donc de savoir quels représentants continueront d’agir pour le cabinet après la transaction et lesquels partiront, ce qui entraîne des avis, expliqués plus bas.

Vendre les actions : le cabinet continue, mais il informe l’Autorité

Dans une vente d’actions, le cabinet poursuit ses activités sous un nouvel actionnariat. Rien dans les textes lus n’oblige à demander l’accord de l’Autorité avant de conclure, et ce guide ne prétend pas le contraire. Reste l’obligation de l’article 9 du règlement sur l’inscription : si, durant l’inscription, survient un changement de circonstances qui affecte la véracité des renseignements ou documents fournis, le titulaire avise l’Autorité par écrit dans les 30 jours. Or les renseignements fournis à l’inscription comprennent, entre autres, les noms des administrateurs et dirigeants, celui du dirigeant responsable et les noms des représentants (art. 2 du même règlement). Si la vente change l’un de ces éléments, l’avis est dû.

Si des représentants quittent à l’occasion de la vente, le cabinet doit, selon l’article 104 de la loi, en aviser immédiatement l’Autorité par écrit, et lui faire connaître les motifs lorsque la fin des engagements est liée à l’exercice des activités. Un vendeur d’actions qui prévoit des départs ou une restructuration avant la clôture ferait bien de les placer sur son calendrier au même titre que les autres formalités.

Vendre l’actif : retrait de l’inscription et cession des dossiers

Le cabinet qui désire cesser ses activités dans une discipline, par exemple parce qu’il en vend la clientèle, doit demander à l’Autorité le retrait de son inscription pour cette discipline, selon l’article 126. La loi ajoute que l’Autorité peut subordonner ce retrait aux conditions qu’elle détermine et, pendant l’étude de la demande, suspendre l’inscription ou l’assortir de conditions ou de restrictions. Le vendeur ne contrôle donc pas seul la date de fin.

L’article 127 règle le sort des documents. Le cabinet dont l’inscription est radiée ou retirée pour une discipline doit céder les dossiers, livres et registres de cette discipline à un cabinet, une société autonome ou un représentant autonome inscrit dans la même discipline, et en aviser l’Autorité au préalable par écrit. Elle peut s’opposer à la cession ou y mettre des conditions. Plutôt que de céder ses dossiers, le cabinet peut, avec l’autorisation de l’Autorité, en disposer autrement. Le cessionnaire doit donc déjà être inscrit dans cette discipline : un acheteur qui n’y est pas encore inscrit ne peut pas recevoir les dossiers, ce qui oblige à synchroniser les deux démarches.

Protéger les renseignements des clients pendant les pourparlers

Un acheteur peut demander à connaître la composition du portefeuille de clients. Or le cabinet détient des renseignements personnels, et l’article 13 de la loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé en interdit la communication à un tiers sans le consentement de la personne concernée, à moins que cette loi ne le prévoie. L’article 91 de la LDPSF exige de plus que le cabinet s’assure que ses représentants et employés n’accèdent qu’aux renseignements nécessaires à leurs activités.

L’exception utile se trouve à l’article 18.4 de la loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé. Il autorise la communication sans consentement à l’autre partie à la transaction lorsqu’elle est nécessaire pour la conclure, à condition qu’une entente préalable lie l’acheteur : usage limité à la transaction, interdiction de redivulguer sans consentement, mesures de confidentialité, destruction si la vente échoue ou si l’information n’est plus utile. Le texte range parmi les transactions commerciales l’aliénation ou la location de tout ou partie d’une entreprise ou de ses actifs, ce qui couvre la vente d’un cabinet. L’article ne vise que les renseignements nécessaires pour conclure la transaction, et l’entente doit précéder la communication; faites-la rédiger par votre notaire ou votre avocat avant d’ouvrir un dossier.

Tenir ses dossiers en ordre jusqu’à la clôture

Le règlement sur le cabinet, le représentant autonome et la société autonome exige un dossier pour chaque client (art. 12), des mesures pour empêcher la perte, la destruction ou la falsification des écritures informatisées et la capacité de fournir le contenu de chaque dossier, dans un délai raisonnable, à toute personne que la loi autorise à le vérifier (art. 13), et la tenue d’un registre des commissions (art. 22). L’article 90 de la loi exige en outre que le cabinet conserve les renseignements sur ses clients pendant la période minimale déterminée par règlement. Rien dans les textes lus ne suspend ces obligations pendant une vente, et l’article 126 précise que, malgré le retrait de l’inscription, l’Autorité demeure compétente à l’égard des actes antérieurs.

Le même règlement encadre ce que le cabinet dit au public. Selon l’article 5, la publicité ne peut être fausse, trompeuse ou susceptible d’induire en erreur, et, selon l’article 2, l’inscription auprès de l’Autorité ne peut pas laisser croire que les actes posés sont approuvés ou reconnus par elle. Une annonce de vente ou une lettre aux clients au sujet du changement de propriétaire doit respecter ces règles.

Avant de signer

1. Confirmer la forme de la transaction : actions ou actif, et ce que chacune entraîne pour l’inscription.
2. Repérer les changements qui déclencheront l’avis écrit de l’article 9 du règlement sur l’inscription, et les départs de représentants qui déclencheront l’avis immédiat de l’article 104.
3. Si le cabinet cesse une discipline, demander le retrait et prévoir l’avis préalable pour la cession des dossiers à un cabinet, une société autonome ou un représentant autonome inscrit dans la même discipline.
4. Faire signer l’entente de confidentialité avant d’ouvrir le moindre dossier de client.
5. Poser à l’Autorité les questions que les textes laissent ouvertes.

Pour préparer la vente de façon plus générale, voir Vendre son entreprise au Québec et Où annoncer son entreprise à vendre; sur les équipes, voir les employés lors de la vente d’une entreprise.