Quels documents conserver après avoir vendu son entreprise au Québec?

Ce guide dresse la liste des dossiers qu’il faut garder après la vente d’une entreprise au Québec et, pour chacun, la durée que les textes officiels citent en bas de page. Il distingue les registres fiscaux, les registres du personnel, les renseignements personnels et le contrat de vente. Il porte sur le Québec, avec les règles fédérales qui s’y appliquent aussi, et il n’indique aucune durée au-delà de ce que ces textes prévoient.

Les registres fiscaux : six ans

Sur sa page « Registres d’entreprise », l’Agence du revenu du Canada (ARC) écrit que, en général, les registres se conservent pendant au moins six ans à compter de la fin de la dernière année d’imposition à laquelle ils se rapportent. Elle y précise aussi qu’on ne les envoie pas avec la déclaration de revenus, mais qu’il faut les garder au cas où l’ARC demanderait de les consulter, et elle demande de conserver les bordereaux de dépôt, les relevés bancaires et les chèques annulés. Cette page s’adresse à l’exploitant d’une entreprise individuelle ou d’une société de personnes.

La règle vient du paragraphe 230(4) de la Loi de l’impôt sur le revenu : les registres et livres de comptes, avec les pièces justificatives nécessaires pour vérifier leur contenu, se conservent pendant les six ans qui suivent la fin de la dernière année d’imposition à laquelle ils se rapportent, sauf ceux dont un règlement fixe la période de conservation. Si la déclaration de revenus d’une année n’a pas été produite à la date prévue, le paragraphe 230(5) fait plutôt courir les six ans à compter de la date où elle est produite.

Pour la TPS et la TVQ, Revenu Québec formule la même durée dans sa page sur la tenue de registres (copie de l’Internet Archive saisie le 2025-09-11) : six années suivant la fin de la dernière année à laquelle les registres se rapportent, à moins d’un avis contraire de sa part. Quand une personne s’oppose à un avis de cotisation ou conteste une décision devant les tribunaux, les registres nécessaires à l’examen se gardent au-delà de six ans. Revenu Québec peut aussi autoriser par écrit une personne à s’en départir avant la fin des délais fixés par la loi.

Quand la société est dissoute

Les registres dont un règlement fixe la période sont ceux de l’article 5800 du Règlement de l’impôt sur le revenu. Son alinéa a) vise notamment les comptes rendus des réunions des administrateurs et des actionnaires, le registre des actions et de leurs transferts, ainsi que le grand livre général ou tout autre livre d’inscriptions définitives qui résume les transactions de la société; la période de conservation se termine deux ans après la date de la dissolution de la société. L’alinéa b) applique la même échéance aux autres registres et livres d’une société dissoute, ainsi qu’aux pièces justificatives nécessaires pour vérifier leur contenu. L’alinéa c) vise plutôt le grand livre général de l’entreprise d’une personne autre qu’une société : sa période se termine six ans après le dernier jour de l’année d’imposition où l’entreprise a cessé d’exister.

Lorsqu’une personne morale est dissoute et liquidée, l’article 362 du Code civil du Québec prévoit que le liquidateur conserve ses livres et registres pendant les cinq années qui suivent la clôture de la liquidation, et plus longtemps s’ils sont requis en preuve dans une instance. Selon l’article 300, une personne morale de droit privé est d’abord régie par les lois applicables à son espèce, le Code les complétant lorsqu’il y a lieu.

Les registres du personnel

Le Règlement sur la tenue d’un système d’enregistrement ou d’un registre, pris en vertu de la Loi sur les normes du travail, oblige l’employeur à tenir un registre où figurent, pour chaque salarié, son nom, sa résidence, son numéro d’assurance sociale, son emploi et sa date d’entrée en service, ainsi que des renseignements propres à chaque période de paie. Selon l’article 2 de ce règlement, le registre se rapportant à une année doit être conservé durant 3 ans.

D’autres dispositions de la loi touchent ces dossiers. L’article 115 prévoit qu’une action civile intentée en vertu de la loi se prescrit par un an à compter de chaque échéance, et l’article 118 que la prescription ne court à l’encontre des recours de la Commission qu’à compter du jour où elle connaît la fraude, en cas de fausse inscription au registre. L’article 139 prévoit, pour l’employeur qui omet, néglige ou refuse de tenir un système d’enregistrement ou un registre, ou qui détruit, altère ou falsifie un tel document, une amende de 1 000 $ à 10 000 $ s’il s’agit d’une personne physique et de 2 000 $ à 20 000 $ dans les autres cas, selon le texte à jour au 15 octobre 2026 sur LégisQuébec. Le guide sur les dossiers des employés lors d’une vente d’entreprise traite du transfert de ces dossiers.

Les renseignements personnels : garder, puis détruire

La Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé s’applique à la personne qui exploite une entreprise. L’article 10 exige des mesures de sécurité raisonnables pour les renseignements conservés ou détruits, compte tenu notamment de leur sensibilité et de leur support. Selon l’article 23, lorsque les fins pour lesquelles un renseignement a été recueilli ou utilisé sont accomplies, la personne qui exploite l’entreprise doit le détruire ou l’anonymiser pour l’utiliser à des fins sérieuses et légitimes, sous réserve d’un délai de conservation prévu par une loi. Cette obligation s’applique donc sous réserve des durées de conservation légales décrites dans ce guide.

Vente d’actions ou vente d’actifs : qui garde les livres

L’article 34 de la Loi sur les sociétés par actions prévoit que la société tient des livres comptables et des livres où figurent les procès-verbaux des réunions ainsi que les résolutions du conseil d’administration et de ses comités, et qu’elle conserve chaque livre comptable pendant six ans suivant la fin de l’exercice auquel il se rapporte. Dans une vente d’actions, c’est la même société qui reste tenue à cette obligation sous ses nouveaux actionnaires; dans une vente d’actifs, la société venderesse y demeure tenue pour ses propres livres. Ce que le contrat prévoit sur l’accès aux dossiers après la clôture dépend de ce que les parties ont écrit; la comparaison est faite dans le guide sur la vente d’actions ou la vente d’actifs.

Le contrat de vente et ses annexes

Aucune des dispositions citées ici ne fixe une durée de conservation pour le contrat de vente lui-même. Le point de repère est la prescription : l’article 2925 du Code civil du Québec prévoit trois ans pour l’action dont le délai n’est pas autrement fixé, et le guide sur la responsabilité du vendeur après la vente explique comment ce délai se combine aux garanties. Pour l’organisation des dossiers, Revenu Québec indique que les registres peuvent être sur support papier, électronique ou informatique ou sur microfilm, pourvu qu’un support électronique permette de produire des copies accessibles et utilisables; l’ARC demande qu’un registre informatisé soit clair et lisible.

• Registres fiscaux et pièces justificatives : six ans après la fin de la dernière année visée, sauf avis contraire.
• Société dissoute : les périodes de l’article 5800 et, s’il y a liquidation, celle du liquidateur (art. 362 du Code civil).
• Registre de la paie : trois ans par année.
• Renseignements personnels : destruction ou anonymisation une fois les fins accomplies, sous réserve d’un délai légal.

Avant de classer ou de détruire quoi que ce soit, il vaut la peine de revoir la liste des documents pour vendre son entreprise et de demander au comptable quelles années restent ouvertes.